El futuro de los archivos

La sociedad actual es consciente de que en la actualidad la producción documental es gigantesca, se hace prácticamente imposible administrar toda la información. De hecho los Archivos de Oficina o de Gestión, que son los que administran las propias empresas, en los cuales los documentos deben permanecer un tiempo estimado de 5 años, carecen de espacio para tanta documentación.

El momento en que vivimos es frenético, la vida útil de un documento es mucho más efímera que en otras épocas, como norma general los documentos comienzan a carecer de utilidad a los dos años de ser creados. Esta situación provoca una llegada masiva de documentación a los archivos, los cuales, se ven incapaces de administrar debido a falta de personal y de espacio, generalizando las acciones de expurgo de documentación. Esto nos lleva a pensar si no es necesario una renovación de la concepción del Archivo tal y como lo imaginamos.

Las nuevas tecnologías han puesto a nuestra  disposición gran cantidad de programas informáticos, así como de unidades de almacenamiento de datos que muchos autores consideran como el futuro de los archivos. Otras ventajas serían la completa digitalización de todos los documentos, el archivo sería más público que nunca, cualquier persona podría tener acceso a un documento sin necesidad de esperas,  ni de tener que desplazarse. Pero, quizás gran parte de los Archivos siente, por decirlo de algún modo, un miedo propio del ludismo, a que el archivo pierda ese carácter romántico como edificio cargado de historia para pasar a ser grandes habitaciones donde albergar servidores y discos duros.

En mi opinión, creo que esta concepción no es del todo cierta, son varios los motivos por los cuales aún no se ha llegado a  encontrar la tecnología adecuada para los “archivos del futuro”. En primer lugar tenemos el problema de la economía, una renovación de los archivos conllevaría una gran inversión que en la actual situación resulta imposible de conseguir. Por otro lado, la pérdida material de los documentos conllevaría que los historiadores del futuro jamás pudieran tener acceso a la fuente original, de la cual se puede obtener otro tipo de información que la edición digital carece. Por último, destaca el carácter perdurable de la tecnología, mientras que por ejemplo, los documentos conservados en el archivo, tiene en ocasiones más de setecientos años de antigüedad, los discos duros no tienen asegurada su perdurabilidad en el tiempo. Debemos evitar  que se produzca el suceso que conocemos como “Brecha Digital” que consiste en:

“La convivencia en un mismo espacio geográfico, una misma entidad o un mismo sistema de archivos, de realidades de vanguardia, como el acceso online y completo a los fondos documentales, con archivos que suministran información con muy largos plazos de espera. Una disparidad de escenarios que siempre se da en todas las revoluciones técnicas o tecnológicas.”

Como define Julio Cerdá, actualmente nos encontramos en la Edad Media Digital , se trata de un proceso de evolución que en realidad puede conllevar una ruptura con la concepción que actualmente tenemos sobre la conservación de documentos. Cerdá alude que los cambios tecnológicos son demasiado rápidos y que seguramente sean adaptables a los archivos del futuro, la función que en la actualidad se ha de llevar a cabo es la de conseguir la adaptación del factor humano a la situación actual.

Para conseguir un correcto funcionamiento de los archivos, debemos llevar a cabo una serie de pasos. En primer lugar, conseguir la bidireccionalidad de los archivos, en la cual tanto usuarios como archiveros se hacen partícipes de la creación y mejora del archivo, como por ejemplo, con sugerencias o solicitando cambios en el catálogo.